Nebenkostenabrechnung: Fristen, umlagefähige Kosten und typische Fehler

Viele Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft. Wer Fristen und umlagefähige Kosten kennt, kann eine Nachzahlung prüfen und unberechtigte Posten zurückweisen.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten laufenden Betriebskosten – etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Hausmeister oder Gebäudeversicherung. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Reparaturkosten gehören nicht dazu und dürfen nicht umgelegt werden. Außerdem muss die Umlage im Mietvertrag vereinbart sein (§ 556 BGB).

Die Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB)

Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Versäumt er diese Frist, kann er eine Nachforderung in der Regel nicht mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie aber weiterhin erhalten.

Ihre Einwendungsfrist und Belegeinsicht

Nach Zugang der Abrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Sie dürfen Einsicht in die Belege verlangen und sollten das bei Zweifeln auch tun. Erst nach Prüfung sollten Sie eine Nachzahlung leisten.

Typische Fehler

Häufige Mängel sind: nicht umlagefähige Posten (Verwaltung, Reparaturen), ein falscher oder unzulässiger Verteilerschlüssel, fehlende oder falsche Verbrauchswerte, ein zu langer Abrechnungszeitraum oder fehlende Angaben zu den geleisteten Vorauszahlungen.

So prüfen Sie Ihre Abrechnung

Prüfen Sie Frist, Verteilerschlüssel, die einzelnen Kostenpositionen und Ihre Vorauszahlungen. Unsere automatische Prüfung der Nebenkostenabrechnung erkennt nicht umlagefähige Posten und Fristverstöße.

Einschlägige Gesetze

Häufige Fragen

Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Abrechnung?

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann er eine Nachforderung in der Regel nicht mehr durchsetzen.

Welche Kosten darf der Vermieter umlegen?

Nur die laufenden Betriebskosten nach der BetrKV, und nur wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungs- und Reparaturkosten sind nicht umlagefähig.

Wie lange kann ich Einwendungen erheben?

Bis zu zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Innerhalb dieser Frist sollten Sie Fehler beanstanden.

Darf ich die Belege einsehen?

Ja. Sie können Einsicht in die Original-Belege verlangen, um die einzelnen Posten zu überprüfen.

Muss ich eine Nachzahlung sofort leisten?

Erst nach Prüfung. Bei berechtigten Zweifeln können Sie Belegeinsicht verlangen und Einwendungen erheben, bevor Sie zahlen.

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